Сегодня моим главным и единственным заданием было заполнение ярлыков для спецодежды.
Как я уже писала ранее, в программе ЕК АСУТР есть раздел, отвечающий за склад. И, конечно, там есть вкладка, в которой ведется учет движения всех элементов спецодежды. Но несмотря на то, что вся информация о движении СИЗ ведется в компьютере, ее также ведут на бумажных носителях. У каждого элемента спецодежды есть своя карточка - ярлык. На этом ярлыке указывается название элемента СИЗ, его артикул, расход (дата, количество и ФИО, кому выдали данный элемент СИЗ), приход (дата и количество) и остаток на дату. Сначала в программе ЕК АСУТР мы находим и выбираем нужный элемент СИЗ, там мы видим остаток на дату и его движение (приход, расход). У каждого расхода рядом подписан номер накладной. Все накладные уже есть на почте (их заполняют, а потом скидывают на почту склада бухгалтера). Мы заходим по очереди в каждую накладную (PDF-документ), находим нужный нам артикул (по названию СИЗ лучше не ориентироваться, так как они могут быть одинаковыми, а артикул при этом будет разный), около этого артикула уже находятся ФИО, кому выдано, и дата выдачи. На основе этих данных мы заполняем ярлык вручную.
А теперь опять немного моих наблюдений. Я выполняла эту работу около 4-х часов (конечно, за это время я сделала далеко не все карточки). Но даже за это время я выявила достаточно много ошибок и несоответствий. Бухгалтера часто ошибаются с номерами накладных, и в итоге, когда ты заходишь в определенную накладную, нужного элемента СИЗ там просто нет. Также при заполнении данных ярлыков складской работник может по ошибке написать неверную дату в подведении итогов и в следующий раз при заполнении начать писать те выдачи и расходы, которые уже были учтены. Иногда просто остаток на дату в ярлыке отличается от остатка на дату в программе. Все это происходит из-за того, что проводится очень много бумажной механической работы, а так как человеческий фактор никто не отменял, вероятность ошибки увеличивается.